Os 5 erros mais comuns ao alugar seu imóvel no Brasil morando no exterior (e como evitar)

Alugar no Brasil morando no exterior não precisa virar novela. A maioria dos problemas nasce de cinco deslizes fáceis de serem evitados. Este guia direto ao ponto mostra quais os principais erros, por que eles acontecem e como você pode evitá-los.

1. Usar Carnê-Leão para recolher Imposto de Renda

O erro: declarar e pagar como residente via Carnê-Leão.

Por que acontece: confusão entre regras de residentes x não residentes e orientações genéricas.

Como evitar: para aluguel de não residente, o recolhimento do IRRF é feito via DARF (código 9478) que deve ser emitida no Sicalc (site oficial da Receita Federal). A DARF é emitida em nome do procurador do locador não residente como responsável pelo recolhimento.

• Confirmar status fiscal de não residente.

• Usar DARF – código 9478.

• Emitir a DARF no Sicalc em nome do procurador do locador.

2. Não pagar o IR no dia do recebimento do aluguel

O erro: deixar para pagar "no fim do mês" ou "no mês seguinte", como se fosse Carnê-Leão.

Por que acontece: hábito de fechar o mês e só então calcular impostos.

Como evitar: para não-residente, o fato gerador do imposto de renda é o recebimento do aluguel (conforme Instrução Normativa RFB nº 1500), então a DARF precisa ser emitida e paga no mesmo dia do recebimento do aluguel. Assim você alinha o pagamento à data do fato gerador e evita juros/multa. É diferente do Carnê-Leão (regra do residente, com rotina mensal).

• Registrar a data exata de entrada do aluguel (extrato/comprovante).

• Emitir e pagar a DARF no Sicalc no mesmo dia do recebimento.

• Padronizar um ritual de conferência sempre que cair o crédito.

3. Lançar deduções indevidas ou sem comprovante

O erro: abater despesas que não são do locador, sem prova ou no período errado.

Por que acontece: falta de critério ao guardar documentos e confusão sobre quem arca com cada encargo.

Como evitar: deduza apenas despesas permitidas pagas pelo locador (e não as que são ônus do locatário / inquilino) e sempre com comprovante. De preferência, tenha essa atribuição de responsabilidades claramente delineadas no Contrato de Aluguel.

• Confirmar lista de deduções permitidas.

• Guardar comprovante de pagamento.

• Registrar forma (à vista/parcelado) e datas de pagamento.

4. Deixar de entregar a EFD-Reinf e a DCTFWeb (são obrigatórias)

O erro: achar que basta pagar a DARF e pronto.

Por que acontece: muita gente acha que EFD-Reinf e DCTFWeb só valem para empresas, mas, nos casos de aluguel pago a não residente, o responsável tributário (procurador, PF ou PJ) deve escriturar a EFD-Reinf e transmitir a DCTFWeb com as informações consolidadas (as chamadas Obrigações Acessórias).

Como evitar: padronize um fluxo sempre em duas etapas: emissão e recolhimento da DARF via Sicalc; e cumprimento das obrigações acessórias via Portal e-CAC utilizando certificado digital.

• Mapear responsáveis (locador/procurador/imobiliária/administradora).

• Obter certificado digital e mantê-lo atualizado.

• Preencher EFD-Reinf e DCTFWeb com dados corretos.

• Arquivar comprovantes de envio.

5. Não organizar a documentação de suporte (e perder lastro)

O erro: guardar tudo solto (ou nada), dificultando comprovação.

Por que acontece: múltiplos recibos, processos e prazos.

Como evitar: manter uma pasta única por imóvel com estrutura simples:

• Contrato e aditivos;

• Recibos de aluguel e comprovantes de recebimento (data/valor/moeda);

• Comprovantes de deduções (IPTU, taxas municipais, condomínio, taxa de administração);

• DARFs emitidas e pagas (PDF do Sicalc + comprovante bancário);

• Comprovantes de envio EFD-Reinf / DCTFWeb;

• Relatório mensal consolidando base, deduções e imposto.

Rotina mensal em 6 passos (para evitar todos os erros de uma vez)

1. Separe as deduções permitidas do locador (IPTU, taxas municipais, condomínio, taxa de administração etc.) com comprovantes.

2. Receba e registre o aluguel (data/valor) e confirme o responsável pelo recolhimento do IRRF (geralmente o procurador do não residente).

3. Apure a base do IRRF: aluguel bruto – deduções permitidas; calcule o imposto conforme regra de não residente e alíquota aplicável.

4. Emita e pague a DARF 9478 no Sicalc no mesmo dia do recebimento, em nome do procurador; salve PDF e comprovante.

5. Entregue as obrigações acessórias via e-CAC: EFD-Reinf (R-4010 + R-4099) e DCTFWeb; arquive recibos.

6. Organize e faça backup: pasta única por imóvel com contrato, recebimentos, deduções, DARFs, EFD-Reinf/DCTFWeb e relatório mensal.

Como a Rentax.ai ajuda você

• Você envia o contrato, a gente entende. Basta fazer upload do PDF: a nossa IA lê as cláusulas e já cria suas competências pelo regime de caixa (a partir do recebimento real).

• Deduções sem dor de cabeça. IPTU, taxas municipais, condomínio e taxa de administração são aplicadas aos meses corretos, sempre amarradas aos comprovantes de pagamento.

• Cálculo do IRRF em segundos. Mostramos a base, o imposto devido e avisamos o que está faltando (por exemplo, o pagamento do IPTU ainda não confirmado).

• DARF 9478 sem mistério. Preenchemos automaticamente o Sicalc com os dados corretos em segundos via a automação proprietária Rentax.ai.

• Obrigações acessórias em dia. Preenchemos mensalmente o guia detalhado com o passo-a-passo para envio da EFD-Reinf (R-4010/R-4099) e da DCTFWeb, com checklist claro para você transmitir no e-CAC.

• Tudo organizado num só lugar. Contrato, recebimentos, deduções, DARFs, recibos e relatório mensal ficam no seu dashboard, com nomes padronizados e acesso disponível para quando você precisar.

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